Zasady reklamacji

Zasady postępowania reklamacyjnego jakościowego i ilościowego węgla pochodzącego z kopalń KOMPANII WĘGLOWEJ S.A.

CZĘŚĆ I

WSTĘP

W imieniu Sprzedającego procedury postępowania reklamacyjnego dotyczące wad jakościowych węgla produkowanego przez Oddziały KW S.A. prowadzą Oddziały Kontroli Jakości Węgla odpowiednich Oddziałów KW S.A.

I. DEFINICJE

Definicje na podstawie:

PN-ISO 1213-1: 1999 Paliwa stałe. Przeróbka węgla. Terminologia.

PN-ISO 1213-2: 1999 Paliwa stałe. Pobieranie, przygotowanie i analiza próbek. Terminologia.

Analiza rozjemcza – analiza laboratoryjna wykonana dla próby rozjemczej w niezależnym, certyfikowanym wspólnie uzgodnionym laboratorium. Wynik tej analizy uznaje się za rozstrzygający.

Analiza sitowa - analiza ziarnowa, polegająca na rozdziale zbioru ziarn z zastosowaniem sit laboratoryjnych.

Analiza ziarnowa - proces lub wynik procesu rozdziału próbki na klasy ziarnowe, każda
o określonych granicach wymiarów ziarn, wychód każdej klasy wyraża się w procentach masowych (m/m), w stosunku do masy próbki.

Parametry jakości – określone w cennikach parametry decydujące o cenie lub o jej zmianie w wyniku rozliczeń wtórnych lub postępowania reklamacyjnego.

Degradacja - niezamierzony rozkrusz ziarn będący wynikiem ich transportowania, przeróbki
i składowania.

Dostawca – organizacja, która dostarcza węgiel klientowi – oddziały KW S.A.

Drobnica (Drobna Sprzedaż) - obiekt zakładu przeróbki mechanicznej węgla, w którym zbywa się węgiel transportem kołowym lub szynowym.

Klasa ziarnowa - część próbki należąca do określonego zakresu wielkości ograniczonego jednym lub dwoma sitami.

Klient – odbiorca węgla dostarczonego przez dostawcę.

Komisja – ustalony w niniejszych “ Zasadach postępowania reklamacyjnego ......” skład osobowy którego zadaniem jest wspólny tryb działania według ustalonych zasad.

Kupujący – podmiot kupujący węgiel w CZW „Węglozbyt” S.A.

Nabywca – klient w okolicznościach regulowanych umową z Węglozbytem S.A.; płatnik faktur dla Węglozbytu S.A..

Nadziarno - ziarna zawarte w produkcie klasyfikacji ziarnowej o wielkości większej niż górna wielkość graniczna ziarn produktu, ich udział może być wyrażony w procentach w stosunku do masy produktu.

Odbiorca – firma lub osoba fizyczna odbierająca lub przechowująca węgiel.

Partia węgla - węgiel pochodzący z jednej Kopalni, jednego typu, jednego sortymentu
w jednej klasie handlowej

Podziarno - ziarna zawarte w produkcie klasyfikacji ziarnowej o wielkości mniejszej niż dolna wielkość graniczna ziarn produktu, ich udział może być wyrażony w procentach
w stosunku do masy produktu.

Próbka analityczna – próbka rozdrobniona do rozmiarów umożliwiających przejście przez sito o nominalnym wymiarze oczek 212 μm, (wg normy ISO 3310-1) używana do określenia większości fizycznych i chemicznych właściwości paliwa stałego .

Próbka laboratoryjna - próbka przygotowana z próbki ogólnej lub próbki częściowej dostarczonej do laboratorium, z której przygotowywane są dalsze próbki do określonych badań.

Próbka komisyjna - komisyjnie (w obecności Sprzedającego oraz Odbiorcy lub/i Kupującego) pobrana próba zgodnie z PN-G-04502:1990 w celu wyznaczenia ostatecznych parametrów uzgodnionej partii węgla. Pobranie próby komisyjnej musi być odnotowane
w formie pisemnej. Z próby ogólnej należy przygotować 3 próbki laboratoryjne - po jednej dla każdej ze stron oraz jedną zaplombowaną rozjemczą dla niezależnego laboratorium.

Próbka ogólna - ilość paliwa stałego złożonego ze wszystkich próbek pierwotnych lub próbek częściowych pobranych z jednostki opróbowanej albo w postaci wyjściowej albo kiedy próbki pierwotne były indywidualnie rozdrabniane i/lub pomniejszane w sposób zgodny z normami.

Próbka pierwotna – porcja stałego paliwa mineralnego pobrana w pojedynczej operacji
w sposób zgodny z normami.

Próba rozjemcza – zaplombowana, reprezentatywna dla opróbowanej partii próbka węgla pobrana komisyjnie, do oznaczeń w uzgodnionym przez Strony niezależnym certyfikowanym laboratorium. Wynik z analizy tej próbki uznaje się za rozstrzygający.

Reklamacja – uzgodniony tryb postępowania w przypadku zgłoszenia wady produktu gdy węgiel jest własnością nabywcy.

Reklamujący – firma lub osoba fizyczna, która w rozumieniu niniejszych “Zasad postępowania reklamacyjnego ...” ma prawo zgłosić reklamację.

Skład ziarnowy - udział różnych klas ziarnowych w produkcie.

Sortyment - węgiel przesiany przez jedno lub dwa określone sita.

Sprzedający - Centrala Zbytu Węgla „Węglozbyt” S.A.

Wada - każda niezgodność produktu z ustalonymi wymaganiami (PN-N-03000: 1979).

II. SKRÓTY PRZYJĘTE NA POTRZEBY NINIEJSZYCH ZASAD:

HKJ – oznacza Dział Jakości Oddziału Kompanii Węglowej S.A.,

HKJ/K – oznacza Oddział Kontroli Jakości Węgla Oddziału Kompanii Węglowej S.A.,

HKJ/L – oznacza Oddział Laboratorium Oddziału Kompanii Węglowej S.A.,

HOK – oznacza Dział Obsługi Klienta Oddziału Kompanii Węglowej S.A.,

Kopalnia – oznacza Oddział Kompanii Węglowej S.A.,

Dział Obsługi Klienta – oznacza Dział Obsługi Klienta Oddziału Kompanii Węglowej S.A. lub realizujący te zadania Dział na zasadzie odrębnej umowy,

PN - oznacza Polską Normę.

CZĘŚĆ II

Zasady postępowania reklamacyjnego Jakościowego

I. TRYB ZGŁASZANIA REKLAMACJI

1. Reklamujący ma obowiązek zabezpieczyć w całości reklamowaną partię węgla do działań reklamacyjnych. Reklamowana partia węgla musi być składowana oddzielnie na czystym, utwardzonym placu składowym i zabezpieczona do czasu pobrania próbki rozjemczej. Reklamowany tonaż musi być zgodny z dokumentami wysyłkowymi.

2. Sprzedający niezwłocznie przekaże zgłoszenie reklamacyjne do Działu Jakości Oddziału KW S.A.

3. W przypadku faksu Reklamujący ma obowiązek dosłać oryginał.

4. Zgłoszenie reklamacji powinno spełniać wymienione niżej wymagania:

1. być podpisane przez upoważnionego pracownika firmy,

2. wpłynąć w obowiązującym terminie

3. dotyczyć ustalonego maksymalnego tonażu dla jednorazowego zgłoszenia

4. zawierać dokumenty identyfikujące reklamowaną partię węgla

5. zawierać podstawę zgłoszenia reklamacji.

5. Wymagania w zakresie trybu zgłaszania reklamacji przedstawiono w Tabeli nr 1, stanowiącej Załącznik nr 1 do niniejszych Zasad,

6. Przy odbiorze drobnicowym zgłoszenie reklamacji na skład ziarnowy przez odbierającego węgiel może być dokonane bezpośrednio u pracownika Działu Obsługi Klienta lub telefonicznie w Oddziale Kontroli Jakości Węgla Oddziału KW S.A.
   Po opuszczeniu terenu Oddziału KW SA reklamacje dotyczące składu ziarnowego nie będą uwzględniane.

7. Zgłoszenie reklamacji nie zmienia terminu płatności faktur dotyczących reklamowanej partii węgla.

II. TRYB POSTĘPOWANIA REKLAMACYJNEGO

1. Decyzję o sposobie postępowania reklamacyjnego podejmuje Oddział Kontroli Jakości Węgla danego Oddziału KW S.A. w terminie do 14 dni kalendarzowych od daty wpływu do właściwego Oddziału KW S.A., prawidłowo zgłoszonej reklamacji.

2. Nie udzielenie odpowiedzi przez Oddział KW S.A. na reklamację w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania, uważa się za uznanie reklamacji.
   Jako datę pisemnej odpowiedzi traktuje się datę wysłania pisma przez registraturę Oddziału KW S.A.

3. W przypadku podjęcia decyzji o potrzebie pobrania próby komisyjnej z reklamowanej partii węgla, Komisja jest zobowiązana do pobrania próby w terminie do 21 dni kalendarzowych od daty wpływu prawidłowo zgłoszonej reklamacji, oprócz przypadku, gdy zapis w umowie stanowi inaczej.

4. W przypadku, gdy w wyniku komisyjnego badania reklamacja została oddalona
   (nie uznana), Oddział KW SA ma prawo obciążyć Reklamującego pełnymi kosztami postępowania reklamacyjnego.

5. W przypadku ewentualnego protokolarnego stwierdzenia małej dbałości Odbiorcy przy przeładunku i rozładunku węgla, Oddział KW S.A. zastrzega sobie prawo wstrzymania dostaw węgla.

6. Sita kontrolne oraz wagę do określenia nadziarna lub podziarna wg Polskich Norm - winien na miejscu przechowywania węgla zabezpieczyć Reklamujący.

7. Komisja reklamacyjna z przeprowadzonego opróbowania reklamowanej partii węgla spisuje właściwe protokoły.

8. Reklamujący ma prawo do pisemnej odmowy przyjmowania węgla w sytuacji powtarzających się, udokumentowanych przypadków dostarczania węgla o jakości niezgodnej z deklarowaną przez Oddział KW S.A.

III. REKLAMACJE PARAMETRÓW JAKOŚCIOWYCH

1. Podstawą do określenia rzeczywistych parametrów jakościowych reklamowanej partii węgla będą wyniki badań laboratoryjnych próby komisyjnej pobranej z udziałem zgłaszającego reklamację i przedstawiciela Oddziału Kontroli Jakości Węgla Oddziału KW S.A..

2. Próbę komisyjną należy pobrać zgodnie z PN-G-04502:1990. Każda ze Stron otrzymuje próbkę laboratoryjną węgla. Trzecią próbę laboratoryjną odpowiednio zabezpieczoną
   i zaplombowaną przechowuje się jako próbę rozjemczą. Reklamacja po uzgodnieniu obu Stron może zostać rozpatrzona w oparciu o średnie arytmetyczne wartości wyników Stron. .

3. W przypadku braku uzgodnienia wspólnego stanowiska, każda ze Stron ma prawo zlecić analizę próby rozjemczej w uzgodnionym przez Strony ( ujętym w protokole) laboratorium.
   W przypadku niemożliwości uzgodnienia przez Strony niezależnego laboratorium do oznaczenia próby rozjemczej, ustala się, że oznaczającym będzie Laboratorium Oceny
   i Prognoz Jakości Węgla GIG - akredytowane w PCBC (nr L 69/1/96). Wyniki próby rozjemczej rozstrzygają o wyniku reklamacji.

4. W wyniku powtarzających się różnic w oznaczeniach parametrów, Strony mogą uzgodnić wspólny tryb pobierania prób węgla z dalszych dostaw u Dostawcy lub u Odbiorcy przez komisję składającą się z przedstawicieli Stron wraz z możliwością oznaczenia parametrów próbki rozjemczej.

5. Koszty wykonania analizy w laboratorium zewnętrznym ponosi Strona, której cena węgla wyznaczona w oparciu o parametry z analiz własnych próby komisyjnej, bardziej odbiega od ceny węgla wyznaczonej w oparciu o wyniki analizy próby rozjemczej rozstrzygającej
   o załatwieniu reklamacji.

6. W przypadku, gdy Odbiorca ze względów technicznych i ruchowych nie ma możliwości odrębnego składowania i zabezpieczenia reklamowanego węgla do dyspozycji Oddziału KW S.A., celem przeprowadzenia komisyjnego badania jego jakości lub komisyjnego pobrania prób, względnie gdy z wyżej wymienionych przyczyn reklamowany węgiel zużył przed dokonaniem komisyjnego badania, wówczas podstawą wyceny węgla są parametry oznaczone w wyniku kontroli przedwysyłkowej w Oddziale KW S.A.

7. Na wypadek wielokrotnie powtarzających się różnic parametrów, Strony zastrzegają sobie prawo zlecania pobierania prób węgla z dalszych dostaw (w Oddziale KW S.A. lub
   u Odbiorcy) przez wspólnie uzgodnioną, uprawnioną, niezależną jednostkę kontrolną
   i wykonanie analiz przez wspólnie ustalone przez Strony, niezależne laboratorium.
   Wyniki analiz prób pobranych przez niezależną jednostkę kontrolną przyjmuje się za rozstrzygające. Koszty pobrania i wykonania analizy ponosi Strona zlecająca.

8. W przypadku uznanej reklamacji jakościowej, Dział Obsługi Klienta wystawia dokument korygujący, zgodnie z obowiązującym cennikiem stosowanym w KW S.A. i zapisami umowy.

IV. REKLAMACJE SKŁADU ZIARNOWEGO ORAZ ZAWARTOŚCI KAMIENIA

1. Podstawą do określenia rzeczywistej zawartości nadziarna, podziarna lub kamienia
   w reklamowanej partii węgla, będą wyniki analizy próby pobranej i oznaczonej komisyjnie
   u odbiorcy zgodnie z PN-G-04502:1990, PN-G-97001:1982 oraz PN-G-97003:1982
   z udziałem przedstawiciela Oddziału Kontroli Jakości Węgla Oddziału KW S.A. i/ lub Sprzedającego oraz Reklamującego.

2. W przypadku zasadnej reklamacji Sprzedający w oparciu o fakturę korygującą z Oddziału
   KW S.A. wystawi stosowny dokument z wyliczoną bonifikatą i przekaże go Kupującemu.

3. W przypadku stwierdzenia ponadnormatywnej zawartości nadziarna udziela się bonifikatę
   w wysokości 0,5 % ceny fakturowanej za każdy 1% ponad normę.

4. W przypadku stwierdzenia ponadnormatywnej zawartości podziarna w sortymentach grubych udziela się bonifikatę w wysokości 0,5 % ceny fakturowanej za każdy 1% ponad normę.

5. W przypadku stwierdzenia ponadnormatywnej zawartości podziarna w sortymentach średnich udziela się bonifikatę w wysokości 0,2 % ceny fakturowanej za każdy 1% ponad normę.

6. W przypadku stwierdzenia zawartości kamienia w sortymentach grubych i średnich przekraczającej 1% udziela się bonifikaty w wysokości 1% ceny fakturowanej za każdy 1% zawartości kamienia.

V. UWAGI OGÓLNE

1. Dopuszcza się rozpatrzenie reklamacji w oparciu o średnie arytmetyczne wyników przedwysyłkowych Oddziału KW S.A. i udokumentowanych wyników Odbiorcy.

2. Oddział KW S.A. nie ponosi odpowiedzialności za zawartość w węglu ciał obcych, jeżeli rodzaj tych zanieczyszczeń jednoznacznie wskazuje na to, że nie mogą one pochodzić
   z terenu Oddziału KW SA.

3. Pismo decyzyjne w sprawie reklamacji sporządzone przez Oddział Kontroli Jakości Węgla Oddziału KW S.A. akceptuje i podpisuje Dyrektor Oddziału KW S.A., kopię otrzymuje Kupujący.

4. Ewentualne odwołania Reklamującego od pisemnych decyzji Oddziału KW S.A.
   w sprawach dotyczących reklamacji należy przesyłać wyłącznie w formie pisemnej wraz
   z załączonymi dokumentami przeprowadzonego postępowania reklamacyjnego
   i uzasadnieniem pisemnym wniosku do Sprzedającego w nieprzekraczalnym terminie
   14 dni kalendarzowych od daty wysłania ostatniego pisma decyzyjnego z Oddziału KW SA.

CZĘŚĆ III

zasady postępowania reklamacyjnego ILOŚCIOWEGO

1. Termin zgłoszenia reklamacji:

Odbiorca (lub w jego imieniu Spedytor) zobowiązany jest powiadomić nadawcę węgla – właściwy Dział Ekspedycji oraz Sprzedającego w terminie do 30 dni liczonych od daty odbioru węgla potwierdzonej w liście przewozowym (licząc datę stempla pocztowego wysłanych dokumentów) w przypadku zgłoszenia braku ilościowego węgla, obowiązkowo przesyłając dane zgodnie z formularzem określającym minimalną ilość danych potrzebnych do rozpatrzenia reklamacji ilościowej, stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszych Zasad.

2. W przypadku uznania zgłoszonych roszczeń Sprzedający wystawi w oparciu o fakturę korygującą Oddziału KW S.A. stosowny dokument Kupującemu (termin płatności na Fakturze Korygującej - data wymagalności faktury pierwotnej, lub zgodnie z umową).

3. Zgłoszenie reklamacji ilościowej nie zmienia terminu płatności faktury dotyczącej reklamowanej partii węgla.

4. Przy odbiorze przez Odbiorcę lub Kupującego węgla na środki transportu drogowego na drobnicy Oddziału KW SA reklamacja z tytułu braków ilościowych nie będzie uwzględniona po opuszczeniu terenu Oddziału KW SA. Odbiorca lub Kupujący może za uiszczeniem odpowiedniej opłaty zażądać dodatkowego komisyjnego ważenia kontrolnego na wagach pomostowych zabudowanych na terenie Oddziału KW SA.Odbiorca lub Kupujący ma prawo żądać okazania na miejscu ważenia dokumentów legalizacyjnych wagi wymaganych przez przepisy GUM lub przesłania ich kopii.

5. W przypadku, gdy umowa między Sprzedającym a Odbiorcą lub Kupującym stanowi inaczej, dopuszcza się inny tryb postępowania reklamacyjnego.

6. Reklamacje ilościowe rozpatrywane są na podstawie zasad ustalonych w:

Rozporządzeniu Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej - Dz.U nr 26 - 1997 r.
poz. 142, Prawie Przewozowym - Dz. U nr 50 z 2000 r. poz. 142.

7. W przypadku braku kompletu dokumentów Oddział KW S.A. w ciągu 14-tu dni (od daty stempla pocztowego) zwraca posiadane dokumenty Reklamującemu w celu ich poprawienia lub uzupełnienia w terminie do jednego m-ca od daty wysłania takiego żądania. W przeciwnym przypadku roszczeń nie uznaje się. Jeżeli dokumenty reklamacyjne zostaną poprawione lub uzupełnione w w/w czasie, Oddział KW S.A. rozstrzygnie reklamacje w terminie trzech miesięcy licząc od daty otrzymania uzupełnionych dokumentów.

8. Jeżeli z reklamacją występuje inna osoba zamiast uprawnionej do złożenia reklamacji, wymagane jest dołączenie dokumentu przelewu praw albo pełnomocnictwa, w których określono przedmiot reklamacji.